Ce trebuie sa faci atunci cand ai un client care nu recunoaste o factura? Sau cand in contabilitate este o factura de marfa, iar marfa nu a fost livrata? Cum trebuie sa procedezi?
OMFP 3055/2009 prevede ca ,, La scoaterea din evidenta a creantelor si datoriilor ale caror termene de incasare sau de plata sint prescrise, entitatile trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora.”
Care sunt demersurile legale ce trebuie intreprinse de catre entitate pentru a-si putea recupera creantele? Reglementarile contabile aprobate de OMFP 3055/2009 amintesc faptul ca indiferent daca sumele nerecunoscute de catre client sunt prescrise sau nu, acesta trebuie sa efectueze toate demersurile legale necesare in vederea obtinerii sumelor in drept. Cateva dintre masurile ce trebuie avute in considerare sunt:
- Desi nu este obligatorie stampilarea si semnarea facturii, se va verifica daca nu cumva aceasta are fie semnatura clientului , fie stampila acestuia. Daca exista, se va remite clientului inca o factura cu mentiunea ,,Duplicat – inlocuieste facture initiala’’.
- Se va verifica daca factura emisa a avut la baza un contract/ process verbal de predare/primire semnat de ambele parti, aviz de expeditie, comanda din partea clientului. Daca exista un contract la baza facturii se va trimite clientului un ,,reminder’’ anexand si copia contractului.
- Se va verifica modalitatea de transmitere a facturii: electronic, prin posta etc.
- Se va verifica daca ati onorat si dumneavoastra comanda clientului in cazul in care obiectul facturii sunt marfuri. In caz contrar, conducerea entitatii va explica clientului situatia si va proceda la stornarea facturii.
In acelasi timp, trebuie sa aveti in vedere prevederile din OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normei privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii:
“Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii bunurilor, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.’’
Astfel, doar dupa ce au fost intreprinse toate aceste masuri se poate intenta la sanctionarea vinovatilor daca este cazul, iar daca s-a constatat ca factura a fost emisa in mod eronat clientului se va proceda la anularea acesteia prin emiterea unei facturi cu minus.
